公司對外合同管理過程中應當注意的相關事項
來源:廣東香山律師事務所------匡光文律師 點擊:3870 日期:2012/7/3 15:18:53

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程中應當注意的相關事項作一簡要說明,供各會員企業參照。
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                                              公司對外合同管理過程中應當注意的相關事項

一、合同管理職責
1、合同管理部門的主要職責
?。保?、認真學習、貫徹執行《中華人民共和國合同法》和有關法律規定,依法?;け竟鏡暮戲ㄈㄒ?。
?。玻?、制定、修訂本公司合同管理制度、辦法,組織實施合同管理工作。
?。常?、嚴格審查合同,防止不完善或不合法的合同出現。
?。矗?、協助合同承辦人員依法簽訂合同,參與重大合同的談判與簽訂。
?。擔?、做好合同統計、歸檔、保管工作。
?。叮?、監督、檢查本公司合同簽訂、履行情況。
?。罰?、宣傳合同法和有關法規,培訓合同管理人員和業務人員、采購人員。
?。福?、依法處理本公司的合同糾紛。
?。梗?、制止公司或個人利用合同進行違法活動。
10)、按期統計、匯總本公司合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況并向公司領導匯報。
2、業務部門的主要職責
?。保?、依法簽訂、變更、解除本部門的合同。
?。玻?、嚴格審查本部門所簽訂的合同,重大合同提交有關方面會審。
?。常?、對所簽合同,認真執行,并定期自查合同履行情況。
?。矗?、在合同履行過程中,加強與其它各有關部門聯系,發生問題及時向法務部通報。
?。擔?、本部門合同的登記、統計、歸檔工作。
?。叮?、協助法務部對合同糾紛的處理。
3、財務部門的主要職責
?。保?、加強與業務等有關部門的聯系,及時通報合同履行中的應收應付賬款情況。
?。玻?、做好與合同有關的應收應付款項的統計、分析,提出處理建議、妥善保管收、付憑證。
?。常?、配合法務部做好管理工作。
二、合同審簽管理
1、公司對外簽訂合同,應由法定代表人或法定代表人授權的代理人進行。未經授權,任何人不得以公司名義對外簽訂合同。
2、嚴禁將合同業務介紹信轉借其他單位或個人使用。介紹信的存根應當保存五年,以備核查。
3、除及時清結者外,合同應當采用書面形式,合同文本應當采用法務部發布的合同示范文本;合同相對方提供的合同文本必須送交法務部審核。
4、所有合同都應按業務類別進行分類,并按順序由法務部統一編號。
5、合同及其有關的書面材料,應當語言規范,字跡(符號)清晰,條款完整,內容具體,用語準確、無歧義。
6、訂立合同,必須完備合同條款。合同條款一般包括當事人的名稱或者姓名和住所,標的,數量和質量,價款和報酬,履行的期限、地點和方式,違約責任及解決爭議的方法等。
7、對于合同標的沒有國家標準又難以用書面確切描述的,應當封存樣品,由合同雙方共同封存,加蓋公章或合同章,分別交由各分公司經理、各部門經理或主管負責保管。
8、訂立依法可以設定擔?;蛘叨遠苑降筆氯說穆腦寄芰γ揮邪鹽盞暮賢?,應當要求對方當事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應形式的有效擔保。
對方當事人提供的保證人,必須是法律許可的具有代為清償債務能力的法人、其他組織或者自然人。對對方當事人的保證人的主體資格和清償債務能力要參照本制度的規定進行審查。
9、對外簽訂合同,要明確選擇糾紛管轄地,并力求選擇本公司所在地法院。
10、法定代表人或合同承辦人應當親自在合同文本上簽名蓋章。
11、簽訂合同,應當加蓋單位的合同專用章或公章。嚴禁在空白合同文本上加蓋合同專用章或公章。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。
三、合同審簽程序
1、簽訂合同前必須嚴格審查對方當事人的主體資格。
◆對法人必須審查原件或者蓋有共商行政管理局復印專用章的公司法人營業執照或營業執照的副本復印件(必須有最近年檢章)。
◆對非法人經濟組織,應當審查其是否按法律規定登記并領取營業執照。對分支機構或是事業單位和社會團體設立的經營單位,除審查其經營范圍外,還應同時審查其所屬的法人主體資格。
◆對外方當事人的資格審查,應調查清楚其地位和性質、公司或組織是否合法存在、法定名稱、地址、法定代表人姓名、國籍及公司或組織注冊地。
2、簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。
◆代理人職務資格證明及個人身份證;
◆被代理人簽發的授權委托書;
◆代理行為是否超越了代理全息那或代理權是否超出了代理期限。
3、簽訂合同,必須認真審查對方當事人的履約能力,做好相關的資信調查。
4、簽訂合同,應當仔細審查對方當事人提供的有關證明資料,必要時應到簽發部門進行驗證或進行實地考察,以防對方當事人偽造或變造證明材料。對方當事人提供的各種證明資料中所使用的當事人名稱、印章等內容必須完全一致。
5、簽訂合同時,在合同上應當蓋上對方的公章或合同專用章,并由其法定代表人或代理人簽名。
6、合同內容中應當有相對方的開戶銀行及相應賬號等內容資料。
7、下列資料不能作為主體資格和履約能力的證明資料,但可歸入合同檔案保存,以備考查。
◆名片;
◆廠家介紹、產品介紹等資料;
◆各類廣告、宣傳資料;
◆各類電話、手機等通訊工具號碼;
◆對方當事人提供的未經我方合同承辦人見證而復制的或未與原件核對無異的復印資料。
8、合同承辦人應將合同的副本一份及時送交本單位財務部門備案,作為財務部門收付款物的依據。
9、法律、行政法規規定應當辦理批準登記手續的合同,合同成立后應當依法及時辦理。
四、合同的內容規定
1、當事人的名稱、住所:合同抬頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所應保持一致。
2、合同標的:合同標的應具有唯一性、準確性,買賣合同應詳細約定規格、型號、商標、產地、等級等內容;服務合同應約定詳細的服務內容及要求;對合同標的無法以文字描述的應將圖紙作為合同的附件。
3、數量:合同應采用國家標準的計量單位,一般應約定標的物數量,常年經銷合同無法約定確切數量的應約定數量的確定方式(如電報、傳真、送貨單、發票等)。
4、質量:有國家標準,部門標準或企業標準的,應約定所采用標準的代號;化工產品等可以有指標描述的產品應約定主要指標要求(標準已涵蓋的除外);憑樣品支付的應約定樣品的生產方式及樣品存放地點。
5、價款或報酬:價款或者報酬應在合同中明確,采用折扣形式的應約定合同的實際價款;價款的支付方式如轉賬支票、匯票(電匯、票匯、信匯)、托收、信用證、現金等應予以明確;價款或報酬的支付期限應約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內支付。
6、履行期限、地點和方式:履行期限應具體明確規定,無法約定具體時間的,應在合同中約定履行期間的方式;合同履行地點應力爭作對本方有利的約定,如買賣合同一般約定交貨地點為本公司倉庫或本公司的住所地;約定具體地名的應明確至市轄區或縣一級;買賣合同在合同中一般應約定支付的手續,即合同履行的標志,如托運單、倉庫保管員簽單等。
7、合同的擔保:合同中對方當事人要求提供擔?;蟣痙揭蠖苑降筆氯頌峁┑15?,應結合具體情況根據《擔保法》的要求辦理相關手續。
8、合同的解釋:合同文本中所有文字應具有排它性的解釋,對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應在合同中進行解釋。
9、保密條款:對技術類合同和其他涉及經營信息、技術信息的合同應約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任。
10、知識產權條款:賣方保證,買方在使用該貨物或貨物的任何一部分時,免受第三方提出的侵犯其專利權、商標權或工業設計權的起訴。當任何第三方提出侵權索賠時,賣方應向第三方提出其處理答復,并承擔由此引起的一切法律上的和經濟上的責任。
11、合同聯系制度:履行期限長的重大經濟合同應當約定合同雙方聯系制度。
12、違約責任:根據《合同法》作適當約定,注意合同的公平性。
13、解決爭議的方式:解決爭議的方式可選擇仲裁或起訴,選擇仲裁的應明確約定仲裁機構的名稱。
五、合同履行、變更和解除
1、合同履約管理
1)、法定代表人、公司總經理全面負責合同的履行。合同承辦單位、部門和人員具體負責其訂立合同的履行。
2)、在履行合同過程中,根據情況的變化,應當對對方當事人的履行能力進行跟蹤調查。如發現問題,合同承辦人要及時處理,必要時經單位負責人同意,可實地調查合同標的情況和對方當事人的履約能力。
3)、接受標的必須經過嚴格的驗收或商檢程序。對不符合制度和合同約定的標的應在法定期限內及時提出書面異議。
4)、合同結算必須通過本財務部門進行。對合法有效的合同,財務部門必須在合同約定的期限內結算。對未經合法授權或超權限簽訂的合同,財務部門有權拒絕結算。
5)、凡與合同有關的來往文書、電傳、信函、電話記錄都應作為履約證據留存。
對我方當事人的履約情況,除妥善保存有關收付憑證外,還要做好履約記錄。
我方當事人收到對方當事人通過郵遞方式傳送的與合同有關的法律文書時,應當連同信封一并受存。通過郵遞方式傳送與合同有關的法律文書時,必須使用掛號信函,并保存郵局收據、回執備案。
6)、履行銷售合同交付貨物時應由對方當事人簽署一式二份的收貨單,一份留存對方,一份交銷售部門備查。向對方當事人交付增值稅發票時應由對方當事人出具收條。
7)、履行采購合同付款時應由對方當事人出具收款收據或收條,公司原則上只開具限制性抬頭的轉賬支票,不允許以現金形式支付。
8)、在履行合同過程中,經辦人員若發現并有確切證據證明對方當事人有下列情況之一的,應當即終止履行,并及時書面上報公司法務部處理,并報總經理。
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?。滄撇撇?,抽逃資金,以逃避債務;
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9)、債權債務的定期確認和發生重大變動時的確認;
?。痹誄D旰賢乇鶚淺D晗?、采購合同履行過程中,經辦人員應定期對賬,確認雙方債權債務;
?。蒼詼苑降筆氯朔⑸媯ê希┎?、分立、改制或其他重大事項以及本公司或對方當事人的合同經辦人員發生變動時,應及時對賬,確認合同效力及雙方債權債務。
2、合同的變更和解除
?。保?、對方當事人作為款物接收人而要求變更接收人時,必須有書面變更協議。嚴禁未取得對方當事人的書面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發貨或付款。
?。玻?、我方當事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時,應當及時收集有關證據,并立即以書面形式通知對方當事人,同時積極采取補救措施,減少損失。
?。常?、發現對方當事人不履行或不完全履行合同時,合同承辦人應當催促對方當事人采取有效補救措施,收集、保存對方當事人不履行合同的有關證據,及時向法務部報告。
?。矗?、我方當事人因故變更或解除合同,應當及時以書面形式通知對方當事人,說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答復的期限,盡快與對方當事人達成變更或解除合同的協議。
六、合同糾紛處理
1、合同糾紛管理
?。保?、為解決合同糾紛所采取的各項措施,必須在法定的訴訟時效和期間內進行。
?。玻?、發現對方當事人利用合同進行詐騙等犯罪活動時,應當立即向單位負責人報告并向公安機關報案。
?。常?、合同承辦部門、人員應配合好公司法務部參加仲裁或訴訟。
?。矗?、合同糾紛發生后,可以通過協商、調解、仲裁、訴訟等方式解決。
?。擔?、合同發生糾紛后,需要委托代理人參加仲裁或訴訟活動的,應當及時委托有資質的代理人參與處理糾紛。
?。叮?、解決合同糾紛的申請書、起訴書、證據、答辯書、協議書、調解書、仲裁書、裁定書、判決書等,在結案后十日內,由承辦人送交法務部備案。
2、合同糾紛處理程序
?。保?、發生合同糾紛,合同承辦部門、人員應立即報告分管領導和法務部、公司領導,法務部、業務部門、財務部等相關部門應當及時提供解決糾紛所需的相關材料。
?。玻?、在處理合同糾紛過程中,對于可能因對方當事人的行為或者其他原因,使判決不能執行或者難以執行的案件,應當及時向法院申請財產保全。
?。常?、合同糾紛發生后,應當依法采取一切措施,積極收集、整理有關證據。在證據可能滅失或者難以取得的情況下,應當向法院申請保全證據。
?。矗?、向法院提供原始證據時,必須先行復制,并請求法院的承辦人員出具證據收執。
七、合同資料管理
1、建立合同檔案
下列資料可以作為合同檔案:
◆ 談判記錄、可行性研究報告和報審及批準文件;
◆ 對方當事人的法人營業執照、事業法人執照的副本復印件;
◆ 對方當事人履約能力證明資料復印件;
◆ 對方當事人的法定代表人或合同承辦人的職務資格證明、個人身份證明、介紹信、授權委托書的原件或復印件;
◆ 我方當事人的法定代表人的授權委托書的原件和復印件;
◆ 對方當事人的擔保人的擔保能力和主體資格證明資料的復印件;
◆ 雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料;
◆ 登記、見證、簽證、公證等文書資料;
◆ 合同正本、副本及變更、解除合同的書面協議;
◆ 標的驗收記錄;
◆ 交接、收付標的、款項的原始憑證復印件。
2、合同資料歸檔、統計與管理
?。保?、公司所有合同都必須統一編號,每一份合同都必須有一個編號,不得重復或遺漏,由法務部妥善保管。
?。玻?、建立合同管理臺賬。其主要內容包括:序號、合同號、經手人、簽約日期、合同標的、價金、對方單位、履行情況及備注等。臺賬應逐日填寫,做到準確、及時、完整。
?。常?、合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續后十日內,應將合同檔案資料移交法務部。
         


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